よらの生き様

仕事を溜め込んでしまう水野嘉彦のタスク整理術+整理アプリ3選

仕事を溜め込んでしまう人は今すぐタスク整理をしよう

皆さん、今日もタスクは溜まってますか?
どうも僕はスケジュール管理が苦手なようで『なんとなく』で進めてしまう癖があります。
そして、まだいけるまだいけると次々にタスクを増やして結果やらなければならないタスクが山積み状態。無事死亡しています。

こんな状態がずっと続いているので常に何かに追われて焦ってしまい、1つの物事をゆっくり深く考える余裕がなくる。そしてクオリティが落ちてまた焦るの繰り返し。
さすがにこれはまずいと思い、一度自分のタスクを整理することにしました。

この記事では今取り組んでいるタスク整理について書きました。
僕と同じように常に何かを抱えてしまう人のタスク整理のヒントになるかもしれません。

登場人物

よら(水野嘉彦)
よら(水野嘉彦)
エンジェル天彦
エンジェル天彦
デビル悪彦
デビル悪彦

なぜタスクを溜めてしまうのか

僕の例でいうと問題点は2つ。

  • 自分のキャパシティを正しく理解していない
  • 進行状況とエンドを正しく把握できていない

この2点が大きな問題です。
逆に言えばこれをしっかり認識できれば同時に抱えるタスクの量をコントロールできるようになるはずです。

てか、これできていないって社会人としてヤバくね?

そういう人も結構いると思うなー。

全てのタスクを把握する

まずは自分が今抱えているタスクを把握するために思いつくものを書き出すことにしました。

抱えているタスク

  • 黒門カルチャーファクトリー運営
  • 瀬織津姫さまドットコム開発
  • マスクチュールサイト制作
  • ユニオンポートサイト制作
  • 某病院SSL化とサーバーPHPバージョンアップ
  • 某介護施設SSL化とサーバーPHPバージョンアップ
  • 某カウンセリング協会システム改修対応
  • 旅館サイト改修
  • 旅館の楽天トラベルページ対応
  • DHバスソルト入稿用データ作成・入稿
  • 脚本執筆
  • ビジネスコミュニティ立ち上げ・運営
  • ビジネスコミュニティでの発表資料作成
  • 遠隔合唱風ウィー・アー・ザ・ワールド
  • 3分ちょいクッキング
  • こみぃとゲーム実況
  • 治験
  • 週2回のPeriscopeライブ配信
  • 毎日ブログ

ここに13社ぐらいのホームページ管理と飛び込みの案件などが入ってくる感じです。

これだけあるともう僕の頭では案件ごとに内容を覚えていることができません。頑張ったけど無理でした。
そこで僕は僕の記憶力を信じることを辞めました

代わりに2010年からEvernoteでその日にやったタスクをメモするようにしています。2010年に僕は僕の一部を諦めていたんですね。

そして最近になってようやく自分はマルチタスクがそんなに上手じゃないことに気づいてしまいました。
なんてことでしょう…。

Evernote

スケジュールに落とし込む

上の状態だとざっくりとしたタスクなのでふわっとしたイメージしか湧きません。これだと結局正しく自分のタスクを把握できないので面倒くさいけどタスクを細分化して書き出していきます

今までの僕はだいたいここで辞めています。
だからこういうことになっているわけで…。

例えばサイト制作という大きなタスクではホームページ(Webサイトのこと)を制作する前と後にも作業が発生しているんです。

サイト制作の基本フロー

主にイメージするホームページ制作の部分は『構築』の部分だけだと思いますが、実際世に出るまでにはこんな工程を踏みます。
依頼する際は世の中のWeb制作者たちはこの辺りもめっちゃ考えて頑張ってるってことを頭の片隅に留めて依頼していただけたら、きっとあなたに良い形で返ってきます。

なぜなら、だいたいの人が『ホームページって無料で出来るんでしょ?』『WordPressなんて無料で使えるじゃん』というイメージなので、コストをかけることに抵抗があり、つまり、そういう態度で来るからです。

その中で少しでも理解を示してくれるクライアントが居たら、Web制作者は千切れんばかりに尻尾を振ってあなたのために頑張るでしょう。

さて、タスクを細分化したらその作業にかかるおおよその時間を見積もります。
僕はこれがめちゃくちゃ苦手なんですが、最初はホントになんとなくで数値化しましょう。一発で完璧な数字は出さなくて大丈夫です。一旦数値化してみることが大事。
アラフォーになってようやく最近学びました。

若者の皆さん、15年後にそんな状態ってゾッとしますよね?
安心してください。
あなた達は僕と違って今から練習していけますから。

快晴の空の下でベースを弾く水野嘉彦氏
こんなことして遊んでる場合じゃない

なんとなく作業時間を出したらそのタスクを完了させなきゃいけない納期から逆算して一日にどのぐらい時間を使わないといけないかを試算してみます。

例えば、作業工数(工数って初めて聞いた時よく分からなかったけど要するに作業時間のこと)が20時間かかるタスクを5日間で終わらせないといけないとしたら、20時間/5日=4時間/日というイメージです。

実際にスケジュールに落とし込んでみると分かりますが1日に4時間ってまぁまぁ重いタスクです。

実際に上で挙げたタスクから具体的な1日ごとのスケジュールに落とし込んでみました。ツールはGoogleカレンダーで管理します。

Googleカレンダー

Googleカレンダー

これは全員使ったほうがいいんじゃないかと思うGoogle純正のカレンダーアプリ。

僕は妻とお互いのタスクをGoogleカレンダーで共有しています。
今回はシンプルに見せるために僕の予定だけを表示しています。
ここに先程細分化したタスクを入れ込んでいきます。

実際には風呂に入ったりご飯を食べたり移動にそこそこ時間を取られるので、思ってるほどスケジュールを入れられません

さらに実際には飛び込みの案件や突然の電話などが来るので(9割電話には出ませんが)、予定していた通りには進みません。
実際今日のブログは20時頃から書いています。

どこに居ても共通のデータを使おう

Google keepの画面

そんな飛び込みの案件がきた場合に僕はGoogle keepというメモアプリをめちゃくちゃ使っています。
これはメモした内容をクラウドに保存して、どの端末からでも同じメモを利用できるアプリです。

僕は自分の記憶力を信じていないのでアイデアを思いついたりインプットした時にすぐにこのツールでメモを取るようにしています。

僕がこのツールを推す理由は3点あります。

  • 自動保存なので停電やPCの不調でPCが落ちても安心
  • PCはアプリをインストールする必要がない
  • 画像から文字を取り込むことができる(OCR機能)

Googleアカウントさえあればどの端末からでも同期できて、しかも同期のタイミングも早い。
PCでとったメモが数秒後にはスマホで編集できます。

また画像から文字の抽出ができるのも熱い機能で、例えば手書きでメモしたものをGoogle keepに読み込んで『画像のテキストを抽出』をすると、文字のキレイさにもよりますがちゃんとコピペできるテキストにして保存してくれます。

無料な上にブラウザから使えるのは本当に楽ちん。
Windowsのメモ帳にメモしてたけどWindowsアップデートやPCが突然落ちて消えたとかいう悲しみを背負う可能性が格段に減るのでオススメです。

Google keep

まとめ

よら(水野嘉彦)

僕のように実はマルチタスクに向いていないのについタスクを増やしてしまう人は思い切って一度タスクを細分化してスケジュールに落とし込んでみると頭がクリアになります。

僕はもはや自分の記憶は信じてないので、各種アプリを使って書き出しているのですが、改めて手書きで書くのは頭を整理するには効果的だと体感してます。
何でもいいから自分がやりやすい形でスケジュールを組めればいいと思う。

需要があるならオンラインでそんなイベントの日を企画してみるのでSNSでコメントもらえると嬉しいです!

黒門のココだけの話